Politique de confidentialité

La présente politique explique comment OmniVoix AI (« nous ») collecte, utilise et protège les renseignements personnels des personnes qui interagissent avec nos agents vocaux et de messagerie. Elle s'applique aux appels entrants, aux textos échangés, et aux comptes créés sur la plateforme administrative.

1. Responsable du traitement

OmniVoix AI agit à titre de sous-traitant pour le compte de ses clients professionnels (les « Entreprises »). Chaque Entreprise demeure responsable des communications effectuées via son numéro dédié. Pour toute demande, contactez d'abord l'Entreprise concernée, ou écrivez-nous à privacy@omnivoix.otomatik-ai.ca.

2. Données collectées

• Appels vocaux : numéro de téléphone, date et durée de l'appel, enregistrement audio, transcription texte, résumé automatisé.
• Messages texte (SMS) : numéro de téléphone, contenu du message, horodatage.
• Comptes administrateurs : courriel, nom, rôle, journaux de connexion.
• Données techniques : adresse IP, métadonnées réseau, identifiants de session.

3. Finalités du traitement

• Traiter la demande de l'appelant et y donner suite.
• Générer un résumé d'appel et détecter l'intention à des fins de qualité et de suivi par l'Entreprise.
• Assurer la sécurité de la plateforme (détection d'abus, authentification).
• Se conformer aux obligations légales applicables.

4. Base légale

Le traitement repose sur le consentement obtenu au début de chaque appel (divulgation verbale) et sur l'intérêt légitime de l'Entreprise à automatiser son accueil téléphonique. Pour les SMS, le traitement repose sur le consentement préalable ou sur une relation client-entreprise existante, conformément à la LCAP (Canada).

5. Décisions automatisées (Loi 25, Québec)

Nos agents utilisent des modèles de langage pour comprendre la demande de l'appelant, router l'appel et générer des résumés. Ces traitements n'ont pas d'effet juridique et ne se substituent pas à une décision humaine. Vous pouvez en tout temps demander à parler à une personne physique en le mentionnant pendant l'appel.

6. Partage avec des tiers

Nous partageons certaines données avec des sous-traitants techniques :

• Hébergement et base de données : Supabase (USA), Vercel (USA).
• Téléphonie et traitement audio : Vapi.ai, ElevenLabs, Twilio (SMS).
• Modèles de langage : Anthropic, OpenAI, Groq.
• Paiements : Stripe (pour les comptes administrateurs).

Tous ces fournisseurs sont liés par des clauses contractuelles de confidentialité et de protection des données.

7. Conservation

Les enregistrements d'appels et transcriptions sont conservés 90 jours par défaut, sauf exigence légale contraire ou configuration spécifique demandée par l'Entreprise. Les résumés et métadonnées sont conservés aussi longtemps que l'Entreprise reste cliente. Les journaux de sécurité sont conservés 12 mois.

8. Vos droits

Conformément à la Loi 25 (Québec), à la LPRPDE / PIPEDA (Canada), au RGPD (UE) et au CCPA (Californie), vous pouvez :

• Accéder aux renseignements qui vous concernent.
• Demander leur rectification ou leur suppression.
• Retirer votre consentement.
• Vous opposer au traitement ou demander la portabilité des données.

Envoyez votre demande à privacy@omnivoix.otomatik-ai.ca en précisant le numéro de téléphone concerné. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours.

9. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256). L'accès aux données est limité au personnel autorisé par authentification forte. Toute violation de données sera notifiée aux personnes concernées et aux autorités compétentes conformément à la loi applicable.

10. Contact du responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : dpo@omnivoix.otomatik-ai.ca
En cas de différend, vous pouvez saisir la Commission d'accès à l'information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.